Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.

Какие документы являются кассовыми

В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

• ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
• РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

ИП на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Вопрос: ИП на ЕНВД, с первого июля установили онлайн-кассу. Нужно ли сохранять чеки (z-отчеты) и какой срок хранения.

Ответ: Для целей соблюдения требований части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ нужно хранить только чеки. Так как чек является первичным документом. Минимальный срок хранения чеков составляет 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Хранить отчет о закрытии смены ККТ в распечатанном виде не обязательно. Отчет об открытии смены может храниться в электронной форме в памяти фискального накопителя. Это установлено ст. 4.1 правилам Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ .

Обоснование

Как работать с кассовым аппаратом

Расчеты с покупателями

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
- определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
- получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
- провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Чек или бланк строгой отчетности выдайте:

1) на бумажном носителе. То есть документ распечатайте на ККТ;

2) и (или) в электронной форме. Документ на ККТ не печатайте, а перешлите его на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.

Если покупатель до расчета не сообщил, что ему нужен электронный чек, вы не обязаны его оформлять.

Главбух советует: поручите оператору фискальных данных пересылать покупателю электронный чек

Пропишите такое условие в договоре на обработку фискальных данных. Тогда вам не потребуется устанавливать дополнительное оборудование или программы для отправки электронных чеков покупателям. За вас это сделает оператор фискальных данных. Главное - правильно ввести номер телефона или e-mail покупателя при оформлении кассового чека.

В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Как хранить документы в электронной форме

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Можно ли сдать в архив электронные документы

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

1) значимость, полнота (завершенность) документов;

2) аутентичность (полнота и достоверность) документов;

3) отсутствие дублирования информации в документах.

Какие документы оформлять при работе с ККТ

От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина России от 16 сентября 2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций

Евгений Маляр

Bsadsensedinamick

# Бизнес-словарь

Все об эквайринге + рейтинг лучших банков-эквайеров

Эквайринг в современном бизнесе – это не просто модная услуга. Внедрение этой технологии продиктовано требованиями времени. Дальновидные предприниматели давно используют POS-терминалы.

Навигация по статье

• Появление эквайринга
• Классификация эквайринга
• Торговый эквайринг
• Как происходят трансакции с платежных карт
• Организация эквайринга
• Как подключить эквайринг
• Как выбрать банк-эквайер
• Самые популярные банки для эквайринга в России
• Договор эквайринга
• Бухгалтерские проводки, характерные для эквайринга
• Нужно ли хранить чеки по эквайрингу

Многие люди даже не подозревают, что покупая товары в супермаркете, участвуют в сложном процессе, который называется этим иностранным словом. Что такое эквайринг? Простыми словами это услуга банка, позволяющая использовать в торговой точке расчётные или кредитные пластиковые карты. Для современного человека такая возможность кажется естественной, однако появилась она относительно недавно, по крайней мере, в историческом аспекте. Статья рассказывает о том, как работает система, а также о некоторых технических подробностях подключения к ней.

Появление эквайринга

Как известно, любое новшество изначально воспринимается обществом с осторожным пессимизмом. В западных странах система безналичного расчёта традиционно развивалась быстрее. Граждане СССР в те, уже далёкие годы, удивлялись, наблюдая как персонажи заграничных кинофильмов выписывают какие-то чеки, что-то в них записывают двумя-тремя росчерками, и всё – бриллиантовое колье или автомобиль можно забирать.

На постсоветском пространстве долго всё покупали за наличные, и когда у нас появились расчётные карточки, ими чаще всего пользовались только для того, чтобы получить в банкомате «настоящие» бумажные деньги. Со временем отношение к «бытовому безналу» изменилось, хотя и не сразу. Первые опыты эквайринга были сопряжены с техническими проблемами: оборудование барахлило, связь сбоила, очередь роптала, и часто проще было заплатить наличкой. Однако новшество упорно пробивало себе дорогу, а его преимущества оказались очевидными.

Классификация эквайринга

Столь интересный инструмент, как банковская карта, был изначально обречён на более широкое использование, чем только лишь снятие наличных денег, хотя они и бывают необходимы каждому. Различают следующие виды эквайринга:

1. Торговый. Каждый покупатель, рассчитывавшийся в магазине картой (чаще всего набирая PIN на кассовом терминале) знает, что это такое. Даже дополнительных пояснений не требуется.
2. Обменный. Здесь тоже всё просто и привычно. Если требуется наличность, владелец карты идёт к ближайшему банкомату и снимает их со своего счёта. Некоторые банки-эмитенты предоставляют эту услугу бесплатно, другие взимают небольшой процент. Если банкомат принадлежит другому финансовому учреждению, вычет, как правило, значительно выше.
3. Оплата картой в интернете. Расчёты с электронными магазинами осуществляются примерно так же, как и в обычной торговле, однако требуются дополнительные меры безопасности. Проверка карты в условиях её физического отсутствия осуществляется по нескольким каналам. Важнейший инструмент – код CVV.
4. С использованием мобильных девайсов. Мобильный терминал связан с системой, что облегчает продажу и расширяет спектр применения. Расчёты можно производить практически в любом месте, хоть на дому у заказчика, в такси или прямо на улице.

Торговый эквайринг

Смысл термина в наибольшей степени соответствует применению платёжных карт именно в торговле. Он происходит от английского слова acquiring, что значит «приобретение». В современном контексте имеется в виду электронный способ расчётов, в котором принимают участие три стороны: покупатель, продавец и банк-эквайер. Каждый из них заинтересован преимуществами, предоставляемыми системой.

• Покупатель снижает риски, связанные с ношением наличных денег (возможная утеря, кража, ограбление) и сохраняет время, затрачиваемое на получение сдачи. Вероятность обсчёта снижается.
• Продавец экономит на инкассации, уменьшает риски, связанные с накоплением крупных сумм в кассе и активностью фальшивомонетчиков. Повышает скорость обслуживания покупателей в торговых точках. Кроме этого, в последние годы выяснилось, что к трате денег, списываемых со счёта, среднестатистический плательщик относится терпимее, чем в случаях, когда ему приходится доставать хрустящие банкноты из кармана или кошелька. Момент психологический, но для торговли очень полезный.
• Банк получает комиссионные проценты от каждой трансакции, составляющие его доход.

Недостатки у эквайринга тоже есть. Сразу же следует констатировать, что их меньше, чем достоинств.

• Вероятность кражи снижается, но она всё равно не нулевая. Просто мошенникам для осуществления преступных замыслов требуется больше знаний, умений и технической оснастки;
• Любая техника время от времени отказывает;
• Требуется дополнительное обучение персонала;
• Банковский интерес вычитается из суммы покупки мгновенно, что не даёт продавцу возможности «прокручивать» эти средства в течение какого-то времени.

Сам факт чрезвычайно быстрого распространения сервиса свидетельствует о преобладании его преимуществ для торговли.

Как происходят трансакции с платежных карт

Теперь кратко о том, что такое эквайринг банковских карт. Простыми словами процесс продажи описывает следующая инструкция, которая демонстрирует как пользоваться эквайрингом:

• платёжная карта активируется в POS-терминале посредством считывания информации, записанной на магнитной полоске или чипе (в зависимости от её типа);
• данные владельца карты проверяются, вводится PIN;
• с банковского счёта держателя карты списывается сумма покупки;
• распечатывается чек в трёх экземплярах (покупателю, банку и продавцу).

Как понятно из этого алгоритма, для успешного завершения трансакции необходима постоянная связь с банком.

Организация эквайринга

Возникает вопрос о том, как владельцу торговой точки (физической или виртуальной) внедрить столь полезный, удобный и выгодный платёжный инструмент. Возможно ли предоставление услуги эквайринга без кассового аппарата? Нужна ли онлайн-касса интернет-магазинам?

Эта задача упрощается благодаря взаимной заинтересованности банка, предоставляющего возможность получения услуги, и торговой организации, желающей её у себя внедрить.

Кроме этого, Федеральный закон 54-ФЗ устанавливает, что эквайринг с 1 июля 2017 года обязателен для большинства торговых предприятий, принимающих платежи физических лиц. Таким образом, внедрение расчётов по пластиковым картам зависит не только от желания владельца магазина. Это же относится и к онлайн-кассам с фискальными накопителями.

С государственной точки зрения, эквайринг служит эффективным инструментом контроля добросовестной уплаты налогов.

Возможен ли эквайринг без кассового аппарата? Для того чтобы разобраться с этим вопросом, следует учесть следующие юридические моменты:

• Онлайн-кассы должны применяться независимо от того, внедрён ли эквайринг.
• ККТ (контрольно-кассовая техника) должна была быть установлена до 1 июля 2017 г. Исключение составили плательщики единого налога на вменённый доход (ЕНВД), для которых действует отсрочка на год (до 1 июля 2018 года).
• В октябре 2017 года вступило в действие правило обязательного внедрения эквайринга для всех субъектов предпринимательской деятельности с годовым оборотом, превышающим 40 миллионов рублей.

Таким образом, к 1 июля 2018 года практически весь бизнес в России обязан использовать ККТ. До этой даты ИП, работающие на ЕНВД с оборотом до 40 млн. руб. в год имеют право выдавать по требованию покупателя не чек кассового аппарата, а квитанцию или иной документ в форме бланка строгой отчётности, в котором содержится информация о проведённой операции и данные получателя платежа.

Как подключить эквайринг

Торговый эквайринг как бизнес основан на взаимном интересе лица, предоставляющего услугу (банка или процессинговой компании) и магазина. Подключение к системе производится путём выполнения следующей последовательности действий:

1. Выбор исполнителя. Критериями служат расценки и условия сотрудничества.
2. Отправка заявки. Будущий пользователь услуги связывается с исполнителем и заполняет предлагаемый ему бланк (чаще всего можно в онлайн-режиме).
3. Подача документов. Содержимое пакета зависит от требований исполнителя и формы собственности пользователя (ООО, ИП, другие).
4. Заключение договора. По своей сути, этот документ – обычное соглашение о взаимном сотрудничестве или оказании услуги с указанием прав, обязательств, способов разрешения споров, сроков и пр.
5. Выбор типа ККТ, то есть оборудования (чаще арендуемого, но иногда и приобретаемого). В данном вопросе полезно прислушаться к рекомендациям поставщика, заинтересованного в получении регулярного дохода. В некоторых случаях возможно подключение к эквайрингу через ЭВОТОР (смарт-терминал, позволяющий все действия осуществлять дистанционно, что особенно ценно для СПД ФЛ).
6. Монтаж оборудования в торговой точке. Серьёзные финансовые компании берут заботу об установке, наладке, эксплуатационных мероприятиях и ремонте ККТ на себя. Они же снабжают пользователя расходными материалами.
7. Запуск эквайринга. Система тестируется, производится обучение персонала.

После этого шага можно подписывать акты приёмки и приступать к эксплуатации.

Как выбрать банк-эквайер

Со стороны кажется, что достаточно просто почитать условия в различных банках и выбрать из них тот, у которого стоимость подключения окажется ниже. Такой упрощенный подход грозит последствиями, выражаемыми известной поговоркой про дешёвую рыбку. Нет, не только в цене дело, а, как и в большинстве других случаев, в качестве предоставляемой услуги.

Не следует придавать большого значения таким критериям, как местоположение банка, наличие расчётного счёта в нём и общую тарифную политику учреждения. Намного важнее следующие факторы:

1. Максимальное разнообразие обслуживаемых платёжных систем. Чем больше их будет, тем меньше вероятность ситуации, когда покупатель не сможет рассчитаться за сделанную покупку.
2. Условия предоставления оборудования. Самый низкий процент, да ещё и часто без абонентской платы, взимают банки, имеющие в своей организационной структуре собственный процессинговый центр. Если финансовое учреждение небольшое, оно вынуждено обращаться к сторонним исполнителям. Подрядчики получают прибыль от выполняемых работ по монтажу и обслуживанию контрольно-кассовой техники, что повышает себестоимость услуги. Имеет значение также качество самого оборудования и совместимость его с другими системами. Наличие услуги интернет-эквайринга позволяет продавать товары даже без наличия платёжной карты – достаточно смартфона.
3. Обеспечение надёжной связи. Именно по причине сбоев коммуникаций происходят досадные задержки, вызывающие недовольство покупателей.
4. Дополнительные возможности. Расширенный функционал оборудования привлекает клиентов. Если в торговой точке есть свой ресторан, опция «чаевые» окажется нелишней. Функция автосверки позволяет оперативно подбивать итоги и снижает вероятность крупных ошибок. Есть и другие очень нужные и удобные сервисы.
5. Качество сервиса. Некоторые банки-эквайеры предоставляют пользователям личный кабинет, облегчающий клиентам контроль их платежей. Также возможны инициации программ лояльности, начисления бонусов и скидок. Эти и другие функции повышают объёмы продаж. Ну и, конечно, сервисное обслуживание оборудования (техподдержка), его своевременный и качественный ремонт тоже очень важны для пользователя.
6. Разнообразие финансовых условий. Для оценки важности этого пункта следует понимать, что такое эквайринг в банке. Простыми словами, этот сервис обозначается как один из источников прибыли. Если обороты магазина невысокие, то один лишь процент от выручки может даже не покрыть издержек на монтаж и обслуживание ККТ. В этом случае владельцу торговой точки могут предложить аренду оборудования или повышенную комиссию, и если условия окажутся приемлемыми, то возможно взаимовыгодное сотрудничество. Конечно, банковский эквайринг без комиссии невозможен, но процент может обсуждаться в каждом конкретном случае.

Самые популярные банки для эквайринга в России

В любом бизнесе есть фирмы, добившиеся наибольших успехов. По состоянию на 2018 год, лидирующие позиции в области эквайринга заняли следующие российские банки:

Договор эквайринга

Теперь о том, что это такое - договор торгового эквайринга, и как его заключить. По своей сути этот документ является обычным соглашением о предоставлении услуги (в данном случае информационно-технологического сопровождения приёма банковских карт) и включает в себя традиционные пункты об общих положениях, предмете, правах и обязанностях. Обычно банк берёт на себя:

• установку оборудования;
• обучение персонала: первичное, повторное и дополнительное, если в технологию эквайринга вносятся изменения;
• обеспечение бесперебойного функционирования терминалов;
• своевременное перечисление выручки на расчётный счёт заказчика;

Банк в результате заключения договора эквайринга получает следующие права:

• удержание оговоренных процентов от выручки в свою пользу;
• коррекция ошибочных перечислений;
• внесение изменения условий сотрудничества;
• изменение тарифов за предоставление услуги согласно отдельных пунктов договора (например, чем выше товарооборот, тем ниже процент);
• расторжение договора при возникновении неких обстоятельств.

В тексте также присутствуют пункты об обстоятельствах непреодолимой силы, ответственности сторон и другие традиционные атрибуты подобных документов.

Однако важнейшей (и неотъемлемой) частью договора эквайринга является приложение к нему, в котором подробно расписаны все технические аспекты взаимодействия банка и клиента. Именно его следует читать особенно внимательно перед тем, как подписывать.

Право на подключение услуги имеют резиденты РФ (юридические лица), открывшие счёт в одном из российских банков и занимающиеся разрешённой законом деятельностью.

Смотреть образец договора

Бухгалтерские проводки, характерные для эквайринга

При обычной продаже товара бухгалтерские проводки в розничной торговле отражают оплату наличных в кассу (Дт50 – Кт90.1), начисление НДС (Дт90.3 – Кт68) и списание себестоимости (Дт90.2 – Кт41) после чего сторнируется наценка (Дт90.2 – Кт42) как разница этих сумм. Ниже будет рассказано о том, как проводить операции эквайринга, то есть оплаты пластиковой банковской картой.

Отражение в бухучете в этом случае следует производить следующим образом:

1. Получение выручки при оплате по карте: Дт57 – Кт90.
2. Списание себестоимости реализованного товара: Дт90 – Кт41.
3. Удержание комиссии за услуги банка: Дт92 – Кт57.
4. Зачисление выручки на расчётный счёт торгующей организации: Дт51 – Кт57.

При эквайринге проводки по возврату денег покупателю в бухгалтерском учете должны сопровождаться составлением акта по форме КМ-3. Основанием для операции служат товарный чек, банковская карта и паспорт покупателя. Так как эти действия занимают довольно много времени, руководитель часто разрешает выплатить сумму возврата наличными, проведя её по кассе (через расходный ордер).

Отличие эквайринга от классической торговли за наличные и по перечислению состоит в том, что учет в бухгалтерии не предусматривает равенства суммы на счетах 50 («касса») и 51 («расчётный счёт») с общей выручкой. Во-первых, результат сложения будет отличаться на сумму комиссии банка. Во-вторых, деньги за реализованный товар магазин получит только на следующий день (или даже позже, в зависимости от условий договора и выпадающих выходных). Разница отражается по сальдо счёта 57 («деньги в пути»).

Проводки на 2019 год в бюджетной бухгалтерии по смыслу аналогичны. С учётом особенностей плана счетов, они выглядят так:

1. Начисление дохода от предоставления коммерческой услуги: Дт2 205 31 560 – Кт2 401 10 130
2. Оплата по карте: Дт2 201 23 510 – Кт 2 205 31 660
3. Зачисление суммы на лицевой счет: Дт2 201 11 510 – Кт 2 201 23 610
4. Начисление комиссии банка как задолженности: Дт2 109 90 226 – Кт2302 26 730
5. Оплата услуг банка: Дт2 302 26 630 – Кт2 201 11 226

Задержка поступления выручки, как и в случае с коммерческими организациями, отражается на промежуточном счёте «Денежные средства в пути» (201 23). Комиссия списывается на «Прочие работы, услуги» КОСГУ 226.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу

В данном случае речь идёт о слип-чеках. Что это такое? В бухгалтерии под этим термином подразумевается документ, распечатанный на импринтере терминала в трёх экземплярах, содержащий информацию о проведенной операции и продавце. Слип-чек подтверждает факт операции с картой, физически присутствующей в момент сделки. Один экземпляр выдаётся плательщику, второй остаётся у продавца, третий передаётся в банк.

Согласно действующему законодательству, использование эквайринга не освобождает от применения ККТ (п.1 ст. 2 ФЗ-54). Таким образом, чек эквайринга тоже должен присутствовать. Однако без него можно было обойтись до 2016 года, если деньги зачисляются сразу на счет организации.

Нужен ли кассовый чек при эквайринге

Согласно положениям ФЗ-290, организация обязана предоставлять клиенту квитанцию об оплате, независимо от способа взаиморасчетов. Таким образом, кассовый чек при эквайринге выдается в следующих случаях :

• продажа товаров и услуг;
• выплата выигрышей по лотерейным билетам;
• совершение электронных платежей;
• получение платного контента.

Если расчеты происходят между организациями, то необходимо предоставить счет-фактуру и акт выполненных работ или товарную накладную.

Хранение чеков по эквайрингу

Согласно Постановлению Правительства РФ № 470, все первичные кассовые документы должны храниться в течение 5 лет. Исключение составляют только копии чека и использованные кассовые чеки, которые хранятся в течение 10 дней.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Это основной вопрос, который заботит многих.

Так как эти документы относятся к первичным кассовым, то срок их хранения должен составлять 5 лет. Но, согласно договору эквайринга с банком и в соответствии с действующим законодательством, эти документы хранятся в течение 3 лет. При запросе квитанции банком, компания обязана ее предоставить в течение 3 дней.

Зачем необходимо хранить чеки

Данные документы необходимы для самой организации, чтобы она могла выполнить финансовую отчетность в соответствии с действующими требованиями.

Опираясь на данные эквайринг чеков ККМ, бухгалтерия может составить отчет надлежащим образом. Также данная документация необходима при:

• возникновении спорных ситуаций с клиентами;
• формировании коррекции по чеку эквайринга для оформления возврата денежных средств;
• выполнении проверки статуса платежа.

Таким образом, нужно ли хранить чеки по эквайрингу понятно. Однако есть несколько важных моментов в процессе их хранения.

Как хранить чеки по эквайрингу

Так как данные печатаются на специальной ленте, которая полностью выцветает через несколько месяцев, обеспечить сохранность данных достаточно сложно. Чтобы избежать данной проблемы необходимо делать ксерокопию каждой квитанции и подшивать оригинал к копии. Это позволит гарантировать возможность прочтения информации через определенный период.

Чеки при интернет-экваринге не нужно прикладывать к бухгалтерским документам. Их достаточно хранить в отдельном месте, разграничив их по датам. Это позволит найти необходимую квитанцию максимально быстро при запросе из банка или при возникновении спорных ситуаций.

Пробивать ли чеки по эквайрингу

Их необходимо выдавать покупателю в любом случае. Но иногда возникают ситуации, когда продавец забывает выполнить необходимые действия, выпустив только слип платежного терминала. В этом случае возникает вопрос: что делать, если не пробит чек по эквайрингу.
В этом случае обязательно необходимо оформить кассовый чек коррекции. Обычный выпускать нет смысла, так как покупатель уже ушел. В случае интернет-эквайринга кассовый чек выдается автоматически, поэтому таких проблем не возникает.
После осуществления покупки клиенту приходит уведомление на электронную почту или на мобильный телефон с квитанцией об оплате.

Эквайринг в бухгалтерском учете

Все проводки должны осуществляться на основании данных с ленты POS-терминала.

Таким образом, вопрос о том, нужен ли чек при оплате через эквайринг отпадает. Однако при осуществлении взаиморасчетом бухгалтер должен указать счет учета 57 «Переводы в пути». Это связано с тем, что деньги зачисляются на счет предприятия в течение 3-5 дней.
Все расходы по эквайринг чеку ККТ отражаются по счету 91. В качестве расходов могут быть оформление возврата средств, списание комиссии банка за предоставление услуги и так далее. комиссия списывается со счета автоматически в установленном договором порядке.

Особенности настройки чеков эквайринга на принтерах АТОЛ

Данный вид принтеров для печати чеков ККТ через эквайринг является наиболее популярным. Рекомендуется обратиться к специалисту для настройки оборудование. Необходимо, чтобы техника имела доступ к интернету. Это может быть мобильный интернет, Wi-Fi или проводное соединение.

На квитанции должна содержаться следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Наименование купленных товаров с суммой.
3. Итоговая сумма.
4. Данные кассира.
5. Адрес совершения покупки.
6. Место расчетов.
7. Реквизиты платежа.

Сама финансовая операция осуществляется следующим образом:

1. Оплата товара или услуги картой лично или в режиме онлайн;
2. Блокировка требуемой суммы на счете клиента;
3. Списание средств со счета;
4. Выдача чека покупателю;
5. Зачисление средств на счет предприятия в течение 3-5 дней.

Некоторые банки позволяют получать средства уже на следующий день. Также деньги могут прийти в кратчайшие сроки, если расчетный счет организации и карта клиента обслуживаются в одной и той же финансово-кредитной организации. В этом случае средства доступны уже на следующий день.

Эквайринг и онлайн-касса

Некоторые сомневаются, необходимо ли использовать онлайн-кассу и надо ли пробивать чек при эквайринге. На оба вопроса ответ положительный. Покупатель обязан получить квитанцию в электронном или бумажном виде. Отсутствие ККТ является нарушением действующего законодательства, в связи с чем на предприятие может быть наложен штраф.
Чтобы принимать платежи в режиме онлайн, необходимо заключить договор с банком и приобрести необходимое оборудование. Также его можно взять в аренду. При желании принимать платежи через электронные кошельки, необходимо заключить договор и с каждой платежной системой отдельно. Стоимость услуг может варьироваться, в зависимости от объема продаж и других факторов.

Таким образом, закон дает четкий ответ на вопрос: надо ли пробивать кассовый чек при эквайринге. Отсутствие квитанции может не только повлечь за собой наложение штрафа, но и приведет к различным трудностям при запросе информации банком или контролирующими органами. Сами квитанции должны храниться определенное время. особых требований к способу и месту хранения на сегодняшний день нет.

При ОСНО НДС Налог на прибыль Налогооблагаемая база Полная выручка, включая комиссию банку Доход (полученная выручка за вычетом НДС) минус комиссия банку Дата определения базы Дата перехода товара клиенту в собственность Дата перехода товара в собственность покупателю При УСН «Доходы» «Доходы – расходы» Налогооблагаемая база в раздел «Доходы» включается вся выручка Комиссия за эквайтинг включается в «Расходы» Дата определения базы Дата поступления средств на р/с Дата поступления средств на р/с Возврат товара при эквайтинге Если товар был приобретен за безналичный расчет, то при его возврате денежные средства должны поступить к покупателю обратно на карту. Документы, которые покупатель должен предоставить продавцу:

• Паспорт;
• Пластиковую карту;
• Заявление.

Обратиться с возвратом может только владелец карты.

Эквайринг: нормативная база, учет и оформление операций

Типовых правил, а в графе 12 — количество чеков, по которым прошли безналичные платежи (письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707, от 28.03.2005 N 22-12/19995).Порядок возврата покупателю денежных средств в случае возврата им товара, оплаченного с использованием платежной карты через банковский терминал, может быть урегулирован договором эквайринга (смотрите также письмо УФНС России по г.

Операции эквайринга: документальное оформление и бухгалтерский учет

Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее — Положение N 266-П) эквайрингом именуется осуществление кредитными организациями (эквайрерами) расчетов с организациями торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт.Согласно п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее также — ККТ) применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных этим федеральным законом.

Порядок работы с документами по операциям с картами

При этом в Z-отчете, суммы оплаченные наличными и по картам будут отражаться отдельно, что значительно облегчит их учет и позволит избежать двойного налогообложения. Документы, оформляемые при оплате картами должны пересылаться и храниться по четко определенному, порядку для исключения случаев утраты документов, снижения трудозатрат по поиску, анализу и обработке документов, своевременного предоставления копий документов по запросу банка, снижения рисков финансовых потерь при работе со спорными транзакциями.
Пересылка документов Бумажные слипы должны инкассироваться (предоставляться) в банк не позднее десятого рабочего дня от даты совершения операции. Сверка итогов должна производиться в день совершения операций (ежедневно в конце рабочего дня).

Отражаем эквайринг в бухгалтерских проводках

Принятие комиссии: Дт 91 – Кт 60 - 4500 Пример 2. Выручка от сделок по пластиковым картам поступила на следующий день или позднее В этом случае применяется счет 57 «Переводы в пути». Читайте также статью: → «Счет 57: переводы в пути. Пример, проводки».

Внимание

Вырученные средства OOO «Триумф» за 25 января 2017 года составили 100000 рублей, в т.ч. 60000 - безналичные расчеты. По договору с банком-эквайрером, вырученные средства поступают в организацию на следующий день, после получения банком электронного журнала.

• Учет безналичной выручки:

Дт 62 – Кт 90.1- 600000 руб.

• Учет выручки наличными:

Дт 50 – Кт 90.1 - 40 000 руб.

• Учет НДС по безналичным расчетам:

Дт 90.3 – Кт 68 – 9152,54 руб.

Особенности бухгалтерского и налогового учета эквайринга

План счетов) предусмотрен счет 57 «Переводы в пути».Суммы оплат, которые произведены через банковский терминал, но которые еще не поступили от банка на расчетный счет организации, отражаются на счете 57.Таким образом, в бухгалтерском учете организации операции, связанные с реализацией товаров (услуг), оплачиваемых покупателями (клиентами) через банковский терминал, могут быть отражены следующими записями (основание — Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н):Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка»- отражена выручка от реализации товаров (услуг);Дебет 57 Кредит 62- отражена оплата через банковский терминал;Дебет 51 Кредит 57- на расчетный счет зачислены суммы, оплаченные через банковский терминал;Дебет 76 Кредит 57- удержана комиссия банка;Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76- отражена комиссия банка в составе прочих расходов.

Эквайринг в жизни бухгалтера

По прошествии трех месяцев со дня проведения операции, чеки можно передавать в архив, т.к. вероятность получения запроса, указанных документов, по истечение этого срока резко снижается. Изъятие документов В течение всего срока действия договора, банк-эквайер имеет право запросить оригиналы или копии первичных документов по операциям, совершенным с использованием платежных карт, а также письменное заявление с изложением обстоятельств проведения операции в торговой точке.
При этом банк обязан направить предприятию письменный запрос с указанием вида запрашиваемых документов и дат их составления. Предприятие обязано предоставлять запрашиваемые документы в течение трех рабочих дней с даты получения запроса.
При правильно поставленном документообороте, выполнить это требование не составляет большого труда.

Учет эквайринговых операций в "1с:бухгалтерии 8"

Важно

Типовые проводки по эквайрингу рассмотрим на примерах. Проводки по продаже через банковский терминал Пример проводок: По условиям договора, ООО «Кодекс» обязуется выплачивать банку-эквайеру комиссию в размере 2,3% от суммы реализации товара, оплаченного платежными картами.

Согласно контрольной ленты, в торговой сети ООО «Кодекс» покупатели рассчитались картой на сумму 67 000 руб., НДС 10 220 руб. В учете ООО «Кодекс» данные операции должны быть отражены таким образом: Дт Кт Описание Сумма Документ 62 90/1 Выручка от продажи покупателям, рассчитавшихся платежными картами 67 000 руб.

контрольная лента POS-терминала 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации по безналичному расчету 10 220 руб. контрольная лента POS-терминала 57 62 Передача в банк электронного журнала с информацией об оплате банковскими картами 67 000 руб.

Документы, оформленные в точке продаж следует передавать в бухгалтерию в соответствии с планом передачи документов, в виде «бондеролек» с указанием точки продаж (если у предприятия сеть торговых точек), даты формирования и ответственного исполнителя. Хранение документов В соответствии с условиями договора эквайринга, предприятие обязано хранить документы и информацию, связанную с операциями (отчеты, расписки клиентов в получении товаров, и пр.), в течение трех лет от даты совершения операции, в месте, обеспечивающем безопасность и сохранность документации.

Для хранения слипов и торговых чеков удобно использовать низкую коробку (как вариант крышку от стандартной коробки бумаги формата A4), располагая бандерольки горизонтально в стоячем положении. Если торговых точек у предприятия несколько, то каждый день можно отделять закладкой.

Первичные документы при эквайринге

Поэтому при осуществлении расчетов с покупателями (клиентами) с использованием платежных карт организация-продавец (исполнитель) в обязательном порядке применяет ККТ с выдачей покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, смотрите также письма Минфина России от 20.11.2013 N 03-01-15/49854, ФНС России от 31.12.2013 N ЕД-4-2/23721, от 01.02.2012 N АС-4-2/1503). Исключение составляют случаи, перечисленные в ст. 2 Закона N 54-ФЗ, а также случаи, указанные в ч.ч.
7-9, 11 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее — Закон N 290-ФЗ), когда организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ в период до 01.07.2018.Для осуществления операций с платежными картами организации следует заключить договор на обслуживание с банком-эквайрером.Оплата банковской (платежной) картой принимается с использованием специального POS-терминала.
POS-терминала 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации за наличные 13 576 руб. приходный кассовый ордер 90/3 68 НДС НДС от суммы реализации по безналичному расчету 7 170 руб. контрольная лента POS-терминала 57 62 В банк переданы документы на оплату товара платежными картам 47 000 руб. электронный журнал 51 57 Принятие от банка средств за товар, проданный по безналичному расчету, за минусом комиссии (47 000 руб. - 2,5%) 45 825 руб. банковская выписка 91 57 Списание комиссии банка за услуги эквайринга 1 175 руб. контрольная лента POS-терминала, договор эквайринга Использование эквайринга обеспечит любому предприятию повышение конкурентоспособности и увеличение торговых оборотов за счет покупателей-держателей банковских карт.

Оформление документов при эквайринге

Оплата производится через POS-терминал.

• АТМ-эквайринг – это банкоматы, с помощью которых можно оплатить услуги и снять наличные.
• Мобильный – платежи проходят через мобильный терминал, который не привязан к определнному месту, продавец может брать его с собой.
• Интернет-эквайринг – используется для продаж через интернет.

Описание эквайринга, преимущества и недостатки Как происходит эквайринг:

1. Кассир во время сделки активирует карточку клиента через платежный аппарат;
2. Данные о состояние счета поступают в информационный центр;
3. Остаточные средства проверяются, кассиром вводится сумма платежа, а покупателем пин-код, терминал выдает слип (чек) в 2-х экземплярах.
4. Кассир расписывается в одном экземпляре и отдает его покупателю, а покупатель расписывается во 2-ом и отдает его продавцу.